Επειδή απο εδώ και πέρα είτε το θέλουμε είτε όχι θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί και σε ότι αφορά τα γραφειοκρατικά ενός σωματείου, θα πρέπει και οι πρόσκληση γενικών συνελεύσεων και όλα τα άλλα που ακολουθούν θα πρέπει να γίνονται σύμφωνα με τα οριζόμενα.
Μπορεί λοιπόν στις εφημερίδες και στα site να γράφεται απλά και μόνο η μέρα και η ώρα της γενικής συνέλευσης, όμως στα επίσημα βιβλία θα πρέπει τα πράγματα να είναι πιο οργανωμένα και έτσι όπως πρέπει. Χωρίς να κάνουμε τους ειδικούς αλλά ρωτώντας και εξερευνώντας προσπαθούμε να ενημερώνουμε, βοηθώντας απο την μεριά μας τους ανθρώπους που με ανιδιοτέλεια προσφέρουν στα σωματεία. Ένα υπόδειγμα λοιπόν πρόσκλησης γενικής συνέλευσης που θα μπορούσε να γραφτεί στα πρακτικά έχει ως εξής:Αρ. Πρωτ. X / 201X Τόπος, XX XXXXXX 201X
Προς : Όλα τα μέλη τους Σωματείου ΧΧΧΧΧ
ΘΕΜΑ : Πρόσκληση ΧΧης Τακτικής Γενικής Συνέλευσης
Το Διοικητικό Συμβούλιο του σωματείου ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ σε εφαρμογή του άρθρου ΧΧ του ισχύοντος καταστατικού, και με απόφαση που έλαβε στην συνεδρίαση της ΧΧ / ΧΧ / ΧΧΧΧ,
Σ υ γ κ α λ ε ί
σε ετήσια Τακτική Γενική Συνέλευση τα μέλη που θα γίνει, την ΧΧΧΧΧΧ Χ ΧΧΧΧΧΧ 201Χ, στην αίθουσα συγκεντρώσεων ΧΧΧΧΧΧΧ και ώρα ενάρξεως την 11:00 π.μ.
Τα θέματα της Ημερησίας Διάταξης είναι τα παρακάτω.
Παρουσίαση έκθεσης πεπραγμένων 201Χ.
Παρουσίαση οικονομικού απολογισμού και ισολογισμού χρήσης οικονομικού έτους 201Χ.
Ανάγνωση έκθεσης Εξελεγκτικής Επιτροπής για την χρήση οικονομικού έτους 201Χ.
Συζήτηση εκπροσώπων για τα πεπραγμένα και τον οικονομικό απολογισμό.
Ψηφοφορία για την απαλλαγή ή μη του Διοικητικού Συμβουλίου από κάθε διοικητική και διαχειριστική ευθύνη.
Ανάγνωση προγράμματος δράσης και προϋπολογισμού 201Χ.
Συζήτηση εκπροσώπων για το πρόγραμμα δράσης και τον προϋπολογισμό 201Χ.
Έγκριση Προγράμματος Δράσης και Προϋπολογισμού 201Χ.
Θέματα χώρου δραστηριότητας
Η Γενική Συνέλευση θα βρίσκεται σε απαρτία εφόσον παρίστανται τα ½ πλέον ενός, των μελών που έχουν δικαίωμα ψήφου, και που έχουν επίσης εκπληρώσει όλες τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το σωματείο μέχρι την ημερομηνία της συνόδου της Γενικής Συνέλευσης, σύμφωνα με το καταστατικό.
Σε περίπτωση μη επιτεύξεως απαρτίας η Γενική Συνέλευση θα επαναληφθεί την ΧΧ / ΧΧ / ΧΧΧΧ, στον ίδιο χώρο και ώρα έναρξης την 19:00 μ.μ.
Ταμειακώς εντάξει θα είναι τα μέλη που έχουν καταβάλει, έστω και την ημέρα της Γενικής Συνέλευσης την συνδρομή τους. Η συνδρομή για το έτος 201Χ, με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου έχει καθοριστεί στα ΧΧ Ευρώ.
Για το ΔΣ του σωματείου
Πρόεδρος Γεν. Γραμματέας